Neben Knowhow, Qualität und Zuverlässigkeit zeichnet vor allem Effizienz eine gute IT Abteilung aus. Sie muss vielfältige Anforderungen erfüllen, verfügt dafür aber in der Regel über (zu) wenige Mitarbeiter, wenig Zeit und teilweise auch nicht über die notwendige
Technik. So ist die vollständige Auslastung einer IT Abteilung mit dem Tagesgeschäft eher die Regel als die Ausnahme. Zusatzaufgaben wie Software Entwicklung oder größere Betriebsstörungen führen dann schnell zur Überlastung.
Deutlich effizienter ist ein anderes Modell: In diesem übernimmt die IT Abteilung die Koordination externer Dienstleister und überträgt ihnen all jene Aufgaben, die nicht zwingend von internen Mitarbeitern erfüllt werden müssen. So profitiert das gesamte Unternehmen von mehr und flexibleren Kapazitäten für IT-Routinearbeiten. Auch Programmierarbeit, für die den internen Mitarbeitern der IT Abteilung die Zeit oder das Knowhow fehlen, können externe Experten leisten. Selbst die komplette Entwicklung neuer, unternehmensspezifischer Anwendungen ist in dieser Konstellation möglich und sinnvoll.