Für viele Unternehmen ist es eine Herausforderung die Funktion einer Tätigkeit in ein Homeoffice umzuwandeln. Eines der Hauptziele ist deshalb das Onboarding, das fachliche Einarbeiten eines neuen Remote Mitarbeiters.

Bei mit „An-Bord-Nehmen“ verfolgen Unternehmen das Ziel, ihre Remote Mitarbeiter über die Grenzen ihres Tätigkeitsbereichs zu informieren. Im Rahmen dessen sollen ihnen insbesondere die internen Prozesse sowie deren Wechselwirkungen geläufig werden. Auch welches Verhalten in Bezug auf die Unternehmenspolitik und das Arbeitsumfeld von ihnen erwartet wird.

Nachfolgende Praktiken wurden für eine erfolgreiche Onboarding-Strategie entwickelt.

1. Organisieren und Entwickeln eines Onboarding-Plans

Von Remote Mitarbeitern kann nicht erwartet werden, dass sie unorganisierten Plänen und Strategien folgen. Hier ist ein Einstiegs-Plan, in dem jeder Schritt dokumentiert, wichtig. Dieser dokumentierte Prozess sollte künftigen Remote Mitarbeitern vor Arbeitsbeginn ausgehändigt werden. Darüber hinaus sollte dieser Prozess wiederholbar und konsistent gestaltet sein.

Der Onboarding-Plan sollte Ziele bis zur ersten Woche enthalten. Er kann die Form einer Checkliste haben. Solch eine ‚To-do-Liste‘ ist effektiv, da der Fortschritt verfolgt werden kann. Auch sollten diese ‚Checklisten‘ den Mitarbeitern im Homeoffice in der richtigen Reihenfolge zur Verfügung stehen.

2. Das Unternehmen den neuen Remote Mitarbeitern vorstellen

Fast jedes Unternehmen steht vor einer einzigartigen Herausforderung, wenn es darum geht, neue Remote Mitarbeiter an Bord zu nehmen. Das liegt zum Teil daran, dass es kein physisches Büro gibt. Das bedeutet jedoch nicht, dass es nicht möglich ist, dies virtuell durchzuführen.

Die Herausforderungen des „Onboarding“ können bequem durch virtuelle Kommunikation bewältigt werden. Einige Möglichkeiten, die Verbindung untereinander herzustellen, sind virtuelle Rundgänge, Besprechungen und Präsentationen. Unternehmen können detaillierte Dokumentationen, Videos und Präsentationen über die Werte und Normen, die Geschichte und über das gesamte Team versenden.

3. Auch das Team sollte sich vorstellen

Remote Mitarbeiter können die Interaktion einer typischen Büroumgebung nicht erleben. Die Art ihrer Beschäftigung kann dazu führen, dass sie sich deshalb im Homeoffice isoliert fühlen.

Während des Einarbeitungsprozesses können Remote Mitarbeiter allerdings nacheinander durch die Bürohierarchie geführt werden. Sie können den verschiedenen Team-Mitgliedern über Video- oder Audio-Anrufe und verschiedene Echtzeit-Kommunikationsanwendungen vorgestellt werden. Auf diese Weise fühlen sie sich einbezogen und als Teil des Teams.

4. Erläuterung der wichtigsten Tools

Im Homeoffice zu Arbeiten erfordert auch die Benutzung mehrerer Programme, die für das Funktionieren des Unternehmens entscheidend sind. Remote Mitarbeiter müssen sich in Dutzende von Apps einloggen, mit denen sie möglicherweise nicht vertraut sind.

Eine der besten Möglichkeiten für einen schnellen Start mit neuen Remote Mitarbeitern ist deshalb, sie mit den notwendigen Tools vertraut zu machen, ihnen im Voraus Zugangsdaten und -möglichkeiten zur Verfügung zu stellen.

Tipp: Vor dem Onboarding einen ausführlichen Leitfaden zu versenden beschleunigt die Einarbeitung von Remote Mitarbeitern erheblich.

5. Die Unternehmenskultur lehren

Für neue Mitarbeiter, die vor Ort eingestellt werden, ist die Vermittlung der Unternehmenskultur fast selbstverständlich. Es ist jedoch schwierig, dies auch auf Mitarbeiter an einem anderen Ort zu übertragen.

Bei der Integration von Remote Mitarbeitern ist es unerlässlich, dass eine effektive Kommunikation gepflegt wird. Eine Möglichkeit, neue Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen, sind Gruppensitzungen, tägliches Einchecken des Teamleiters und Berichterstattungen.

Regelmäßige Team-Meetings zwischen Remote- und Innendienst-Mitarbeitern, sowie Fortschrittsberichte und Aktualisierungen durch den CEO sind einige der Aktivitäten, die Mitarbeiter im Homeoffice motivieren können.

6. Plan-Regulierung im Onboarding-Prozess

Vom Homeoffice aus zu Arbeiten bedeutet, leicht abgelenkt zu werden. Es ist deshalb auch sehr wichtig, dass Remote Mitarbeiter einem Plan folgen. Auf diese Weise kann das Unternehmen letztlich die Effizienz und den Erfolg ihres Onboarding-Prozesses bewerten.

Indem die im Onboarding-Plan festgelegten Ziele bewertet werden, kann sichergestellt werden, dass Remote Mitarbeiter Fortschritte machen. Darüber hinaus sollte sich die Geschäftsführung von Zeit zu Zeit sowohl auf beruflicher als auch auf persönlicher Ebene mit ihren Remote Mitarbeitern treffen.

Wenn der CEO, der Manager oder sogar das HR-Team bei ihren Remote Mitarbeitern eincheckt, fühlen sie sich einbezogen, beteiligt und entschlossener.

7. Gemeinsames Lernen und Feedback

Das größte Problem bei Remote Mitarbeitern ist die Beteiligung. Dafür sollten spezielle Pläne und Strategien, die für Mitarbeiter im Homeoffice relevant, sind erstellt worden.

Die wichtigste Aufgabe ist es, sie motiviert und engagiert zu halten. Es kann sich dafür als unglaublich nützlich erweisen, dass das ganze Team bei verschiedenen Gelegenheiten und Aktivitäten voneinander lernt. Auch kann hierbei hervorgehoben werden, wie wichtig die Motivation bei der Einarbeitung ist.

Ein Feedback am Ende einer bestimmten Zeit – für das Unternehmen als auch für den Arbeitnehmer – bietet die Möglichkeit eine Bewertung abzugeben, wie effektiv der Onboarding-Prozess gewesen ist.

Statistiken zeigen:   über 69 % der Mitarbeiter bleiben wahrscheinlich langfristig in einem Unternehmen, wenn sie eine erfolgreicher Onboarding erhalten.

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