Eine Enterprise Software verbessert den Workflow Ihres Unternehmens.
Die letzten Jahre haben gezeigt, dass ein perfekt integriertes Enterprise-Resource-Planning-System die Basis für ein erfolgreiches Unternehmen darstellt. Inzwischen setzen Unternehmen vermehrt darauf, Ihre Abteilungen nicht nebeneinander, sondern miteinander agieren zu lassen.
Ist dieser Ansatz auch für Ihr Unternehmen interessant? Dann sollten Sie sich zeitnah Gedanken über die Vorteile und den Nutzen einer Enterprise Software machen. Sie möchten wissen, welche positiven Effekte ein ERP-System mit sich bringt? Wir haben die wichtigsten Punkte zur Enterprise Software im Folgenden zusammengetragen.
Was ist eine Enterprise Software?
Grundsätzlich wird von einer Enterprise Software gesprochen, wenn ein Unternehmen beginnt, die Arbeitsabläufe mittels Systeme oder durch eine Software zu standardisieren. Die bekannteste Form ist das Warenwirtschaftssystem oder auch ERP genannt (Enterprise-Resource-Planning-System, auf Deutsch: Steuerung der Ressourcen des Unternehmens).
Dieses kann in unterschiedliche Anwendungen oder Module aufgeteilt werden:
- Finanzbuchhaltung
- Anlagenbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung
- Finanzwesen
- Marketing
- Projektmanagement
- eCommerce
- Warenwirtschaft
- Produktionsplanung und-steuerung
- Lagerverwaltung und Logistik
- Materialwirtschaft
- Dokumentenmanagement
Eine unternehmenseigene Enterprise Software kann alle oder einen Teil dieser Module enthalten. Je nachdem, welche Anforderung Ihr Unternehmen hat und welche Module bereits zur Verfügung stehen. Das ERP passt die Bedürfnisse Ihres Unternehmens optimal und individuell an. Das bedeutet ebenfalls, dass einzelne Enterprise Software-Module ganz nach Ihren speziellen Bedürfnissen miteinander kombiniert werden können.
Welche Vorteile bietet eine Enterprise Software für Ihr Unternehmen?
Die Einführung eines ERP-Systems bietet zahlreiche Möglichkeiten, um effektiv zu arbeiten und den administrativen und manuellen Aufwand zu reduzieren.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Zentralisierung:
Anstelle vieler verschiedener Programme oder mehrerer Insellösungen wird nur noch eine Software verwendet. Es gibt ausschließlich eine gemeinsame aktuelle Datenbasis, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben. Dadurch kommt es zu keiner Datenduplizierung.
- Prozessoptimierung:
Zunächst werden unternehmensinterne Prozesse und Arbeitsabläufe eingehend geprüft. Dabei werden sie beobachtet, analysiert und mögliche Verbesserungspotentiale herausgefiltert. Bestehende Fehler werden entsprechend aufgedeckt und durch die neue Software behoben. Wichtig ist, dass die Vorteile der Prozessoptimierung nur dann greifen, wenn die unternehmensinternen Prozesse stimmig sind.
- Zeit- und Fehlerminimierung sowie Effizienzsteigerung:
Der administrative und organisatorische Aufwand wird durch die allgemeine Standardisierung der Organisation und der Abläufe gering gehalten. Dadurch kommt es zu einer hohen Zeitersparnis. Zudem werden die Fehlerquote und die Fehlerquellen minimiert, da alle Daten in einer gemeinsamen Datenbank erfasst werden. Langfristig trägt die Enterprise Software zu einem steigenden Unternehmenserfolg bei.
- Gesamtüberblick:
Ein Gesamtüberblick ist zu jedem Zeitpunkt gegeben. Dank des Systems sind die Daten aktuell, verlässlich und vollständig abrufbar und können somit jederzeit von allen Mitarbeitern eingesehen werden. Die ERP-Systeme bieten zudem standardisierte und vereinfachte Auswertungsmöglichkeiten an.
- Optimierte Lagerverwaltung:
Mit Hilfe der Enterprise Software und einerintegrierten Lagerverwaltung ist Ihr Lagerbestand jederzeit aktuell. So lassen sich beispielsweise die optimale Bestellmenge und der Lieferzeitpunkt genau ermitteln. Auch Nachbestellungen werden rechtzeitig aufgegeben und es kommt zu schnelleren Lieferzeiten.
Bringt eine Enterprise Software auch Nachteile mit sich?
Grundsätzlich ist die Einführung einer Enterprise Software mit einem hohen finanziellen und zeitlichen Aufwand verbunden. Die Software wird exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und die Mitarbeiter werden speziell geschult. Eine Software in dieser Größenordnung benötigt natürlich auch eine regelmäßige Wartung und stetige Weiterentwicklung.
Der Kostenaufwand kann für viele Unternehmen zunächst abschreckend wirken. Langfristig überwiegt jedoch der steigende Nutzen einer effizienten Prozessplanung auf allen Ebenen und Abteilungen. Die Implementierung der Software sollte allerdings ausschließlich von erfahrenen IT-Spezialisten begleitet werden.
Das Einführen eines ERP Systems
Generell ist die Einführung eines ERP Systems kein Selbstläufer und muss vorab gut geplant werden. Nehmen Sie sich zunächst Zeit für eine ausführliche Analyse aller Workflows in Ihrem Unternehmen und erfassen Sie Ihre Anforderungen. Evaluieren Sie Ihre Auswertung und entscheiden Sie sich für die am besten geeignete ERP- Lösung für Ihr Unternehmen.
Setzen Sie regelmäßige Status-Meetings mit allen Abteilungen an. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Veränderungen durch das neue System. Ihre Mitarbeiter sollten zudem praxisbezogene Schulungen erhalten, damit ein reibungsloser Wechsel auf das neue System gewährleistet ist. Dadurch können eventuelle Startschwierigkeiten vermieden werden.
Weiterhin ist ein professionelles Projektmanagement wichtig, mit einem zentralen Ansprechpartner, der über Entscheidungskompetenzen und ein Budget verfügt. Eine klare Definition von Meilensteinen, das Festsetzen von Zielen und Terminen und eine klare Kommunikation sind ebenfalls für den Erfolg unerlässlich.
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