GetRemote Interview mit Outsourcing4work
Outsourcing4work verbindet die Vorteile des Offshore-Outsourcing mit der Sicherheit und Qualität eines deutschen Vertragspartners. Denn Outsourcing ist vielversprechend: Flexibel, zeit- und kostensparend. Wir schützen vor den Risiken.
IT-Outsourcing bietet ein enormes Potenzial für Unternehmen. Während viele Unternehmen bereits Aufgaben innerhalb Deutschlands auslagern, scheuen sich Unternehmen zum Teil noch vor der Auslagerung in Länder außerhalb Europas. Outsourcing4work ist seit über 25 Jahren in diesem Bereich aktiv. Durch unsere langjährige Erfahrung wissen wir, worauf es beim IT-Outsourcing ankommt und wie wir Ziele gemeinsam mit unseren Kunden und für unsere Kunden erreichen.
Steckbrief
Unternehmen: Outsourcing4work GmbH
Mitarbeiteranzahl: 100+
Modell: Full Remote
Interviewpartner/in: Sandra Hand, CHRO
Wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?
Unsere Mitarbeiter sind nicht an einen Firmenstandort gebunden, sondern entscheiden selbst, von wo sie arbeiten möchten. So können wir weltweit engagierte und selbstständig arbeitende Menschen beschäftigen, unabhängig davon, wo sie ihren Lebensmittelpunkt haben.
Remote Guru bedeutet für unsere über 100 Mitarbeiter aus 17 Ländern, dass ihre Arbeit und der Kontakt zum Unternehmen komplett online erfolgen. Darunter fällt auch die Kommunikation unter Kollegen: Wir tauschen uns täglich in unserer virtuellen Kaffeepause aus und veranstalten virtuelle After-Work-Events.
Mit welchen Tools arbeitet ihr?
Wir arbeiten mit cloudbasierten Tools und zum größten Teil mit Microsoft Produkten. Z. B. verwenden wir für unsere tägliche Kommunikation in den unterschiedlichen Abteilungen MS Teams. Unsere Aufgaben managen wir u.a. in MS Planner und für größere Projekte verwenden wir AzureDevOps . Jeder Mitarbeiter kann seinen Tag mit MS ToDo organisieren, dieses Tool bildet auch eine Schnittstelle zu MS Planner, wodurch Aufgaben bei uns und jedem einzelnen nicht verloren gehen.
Im Mitarbeitermanagement arbeiten wir mit Personio und Recruitee.
Warum hast du dich dafür entschieden, mit deinem Team ortsunabhängig zu arbeiten?
Für unseren Unternehmensgründer K. Nadeem Arif begann die Remote-Arbeit zunächst nicht freiwillig. Im Jahr 2007 erkrankte er schwer an einer seltenen Krankheit (CFS). Diese schränkte ihn stark in seiner Mobilität ein, wovon er sich durch 20 Jahre Kampfsporterfahrung jedoch nicht unterkriegen lassen wollte. Er arbeitete immer mehr aus dem Home Office und war zunehmend begeistert von den Möglichkeiten dieses Arbeitsmodells. Durch die erlebten Vorzüge und Stärken der Remote-Arbeit entschloss er sich, das gesamte Unternehmen zu einem Remote-Guru-Unternehmen umzubauen.
Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?
Flexibilität ist eines unserer Unternehmenswerte und hat somit einen sehr großen Stellenwert bei uns im Unternehmen. Es kommt nicht darauf an, wer wann arbeitet, sondern welche Ergebnisse erzielt werden.
Wir sind in den letzten Jahr sehr stark gewachsen und haben uns auf eine flexible Arbeitszeit geeinigt. D.h. i.d.R. sollte jeder Mitarbeiter mind. 6 Stunden zur CET Zeitzone (deutsche Bürozeiten) arbeiten.
Sollte dies mal nicht möglich sein, haben wir einen sogenannten „FlexDay“, den wir über Personio managen. Die Mitarbeiter tragen sich einen FlexDay ein, wenn diese wissen, dass sie es nicht schaffen zu den vereinbarten kollektiven Arbeitszeiten zu arbeiten und geben dabei auch an, wann sie erreichbar sein werden. Jeder Mitarbeiter kann diesen FlexDay Kalender einsehen und ist dadurch informiert, wann eine Person für ein Gespräch zu erreichen ist, falls ein FlexDay eingetragen wurde.
Zusätzlich arbeiten wir mit dem Status in MS Teams der jedem Mitarbeiter Auskunft gibt, ob dieser gerade verfügbar ist und z.B. Zeit für eine gemeinsame Besprechung hat.
Worauf sollten Unternehmen besonders achten, die Home Office und Remote Work gerade neu etablieren?
Bei Outsourcing4work haben wir unsere dezentralen Unternehmensstrukturen langsam etablieren können und haben diese über die Jahre hinweg immer weiter optimiert. Wer gerade (vor allem aufgrund von Corona) die dezentralen Strukturen bei sich im Unternehmen schaffen möchte/muss, sollte darauf achten, dass es eine Kommunikationsstruktur und Regeln gibt.
Bei einer dezentralen Unternehmensstruktur ist die Kommunikation äußerst wichtig, da Mitarbeiter nicht mal kurz ins Büro nebenan gehen können und z.B. nachfragen können bzw. Informationen mit Smalltalk austauschen können, jedoch sollte eine Regelung gefunden werden, sodass die Kommunikation auch nicht überhand nimmt in Form von Meetings und Calls.
Für die kollaborative dezentrale Zusammenarbeit empfehlen wir entsprechende Tools wie z.B. MS Planner, Jira oder Trello einzusetzen um Aufgaben in einem standardisierten Workflow gemeinsam zu bearbeiten. Zudem müssen die Unternehmen die digitalen Möglichkeiten für sich erkennen und diese nutzen. Es gibt mittlerweile unzählige Tools die eine remote Zusammenarbeit unterstützen. Agile Methoden spielen bei einer erfolgreichen dezentralen Zusammenarbeit eine wichtige Rolle. Wir haben uns aus verschiedenen agilen Methoden und Praktiken unsere eigene Outsourcing4work Methode erarbeitet.
Diese ist in allen Teams etabliert. Z.B. startet jedes Team den Tag mit einem Daily Meeting nach dem Prinzip von „Rocks“ & „Roses“, dabei werden Herausforderungen sowie positive Erlebnisse/Erfolge des vorherigen Tages und die Aufgaben des anstehenden Tages besprochen.
Ein solches strukturiertes Daily Meeting gibt jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich auszutauschen und anschließend weiß jeder, was für den heutigen Tag geplant ist, wenn nötig werden anschließende Team Meetings für gewisse Themen vereinbart.
Funktioniert erfolgreiches Führen auf räumliche Distanz anders als im Büro?
Ja. Zunächst einmal spielt Vertrauen eine wichtige Rolle, auf beiden Seiten. Viele Führungskräfte und Manager denken, dass bei dezentralen Strukturen die Mitarbeiter verloren gehen und man die Kontrolle verliert. Dabei liegt auch bei einer zentralen Führung der Erfolg nicht in der Kontrolle sondern im Vertrauen und Zutrauen. Vertrauen bildet die Grundlage für die Führung eines Teams auf Distanz.
Grundsätzlich ist die Struktur von dezentralen Unternehmen netzartig und viel agiler strukturiert als im Vergleich zu zentralen oftmals hierarchisch aufgebauten Unternehmen. Die Führungsprozesse ändern sich, dabei verschiebt sich die Entscheidungskompetenz und Verantwortung von den Managern zu den Mitarbeitern.
Die Mitarbeiter erhalten mehr Verantwortung und müssen befähigt werden eine Selbstkontrolle durchzuführen. Mitarbeiter können sich somit in das Unternehmen selbstverantwortlich mit einbringen. Die Aufgabe des Managements von remote Unternehmen ist es, die Mitarbeiter und deren Fähigkeiten zu fördern, damit diese eigenverantwortlich die wertschöpfenden Prozesse durchführen können.
Bei Outsourcing4work übernimmt das Management die Verantwortung für die Ausarbeitung der Prozesse, so dass die Mitarbeiter die erforderlichen Aufgaben erfüllen können. Zu den Kernaufgaben von unseren Führungskräften gehört daher, dass diese Ihre Teams und Mitarbeiter koordinieren, unterstützen, beraten und diese zur Selbstführung befähigen.
Es gibt Mitarbeiter, die dieses sehr gut können und mit der Freiheit gut zurecht kommen und sich selbst Strukturen schaffen können und es gibt wieder andere die mehr Unterstützung benötigen und das selbständige Arbeiten mit den Freiräumen lernen müssen. Zudem sollte gute Fehlerkultur im Unternehmen vorhanden sein. Es muss jedem Mitarbeiter erlaubt sein, Fehler zu machen und aus diesen zu lernen.
(Es gibt hierzu ein englisches Sprichwort: „Same, Same but different“ Führung auf Distanz würde hier genau zutreffen. Es ist genauso wie im Büro nur anders. Es gibt auch im Büro Mitarbeiter, die mit den gegebenen Strukturen gut und schnell zurecht kommen und es gibt andere die mehr Unterstützung benötigen.)
Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?
- Die Mitarbeiter arbeiten effizienter und sind gleichzeitig motivierter
- Zugriff auf den weltweiten Arbeitsmarkt (keine Grenzen)
- Kosteneffizient und Umweltschonend (Miete für große Büroflächen und keine Geschäftsreisen die Lebenszeit rauben und einen negativen Einfluss auf den ökologischen Fußabdruck der Menschen haben)
