Virtual Assistent

Wie ein Virtual Assistent aus Indien Ihre Produktivität verbessern kann

Ein Virtual Assistent kann heute von fast jedem sinnvoll genutzt werden. Zwar arbeiten diese Online-Fachkräfte vor allem für kleinere Unternehmen. Inzwischen setzen aber auch viele Freiberufler und sogar Privatpersonen immer häufiger auf die Vorteile dieser Dienstleistung.

Ein Virtual Assistent kann in vielen Bereichen für einen großen Produktivitätsschub sorgen. Und dank des inzwischen sehr globalen Markts mit Online-Arbeitern aus der ganzen Welt muss dies noch nicht einmal teuer sein. Business Process Outsourcing (BPO) erlebt schon länger einen regelrechten Boom und erobert immer mehr Bereiche. Dies gilt insbesondere für indische Anbieter. Das asiatische Land ist mit einem Anteil von über 55% am globalen IT Outsourcing Markt so gut vertreten wie kein anderes.

Virtual Assistent – Flexible Arbeitskraft für vielseitige Aufgaben

In der Regel arbeitet ein Virtual Assistent im Business-Bereich und unterstützt den Auftraggeber vor allem bei einfacheren, sich oft wiederholenden und gleichzeitig zeitraubenden Tätigkeiten. Er wird komplett über das Internet koordiniert und arbeitet entweder rein aufgabenbasiert oder zu vereinbarten Zeiten. Der Zeitaufwand kann sich von wenigen Stunden monatlich bis hin zu nahezu Vollzeit-Beschäftigung belaufen – je nach Bedarf des Auftraggebers.

In dieser Flexibilität liegt neben den oft sehr niedrigen Personalkosten auch der besondere Vorteil. Welche Hilfsarbeiten in welchem Umfang erledigt werden sollen, ist flexibel vereinbar, wenn erst einmal ein virtueller Assistent mit entsprechendem Wissen gefunden ist. Und setzt man auf Spezialisten, kann es sich sogar lohnen, mehrere virtuelle Assistenten mit besonderen Fachkenntnissen zu beschäftigen.

Typische Aufgaben für einen Virtual Assistent sind etwa die Internetrecherche nach Informationen, textbasierte Arbeiten, Reiseplanung oder klassische Sekretärinnen-Aufgaben wie E-Mail Beantwortung, Telefonservice und Terminplanung. Kernkompetenzen hierfür sind exzellentes Online-Knowhow, der gekonnte Umgang mit Office-Software und Produktivitätstools und gute Sprach- und Kommunikationskenntnisse.

Besonders gerne genutzt werden Recherche-, Daten- und Textarbeiten. Transkriptionen, Korrekturlesen, einfache Übersetzungen oder SEO-Schreibdienste sind sehr zeitaufwändige Aufgaben, die sich gut an einen Virtual Assistent abgeben lassen – die entsprechende Qualifikation vorausgesetzt.

Virtual Assistent finden und anlernen

Wenn ein Virtual Assistent gesucht wird, kann dies gerade bei anspruchsvolleren Arbeiten schon etwas dauern. Das Problem liegt weniger im fehlenden Angebot sondern eher in einem Überangebot nur mittelmäßiger Arbeitskräfte. Die Spreu vom Weizen zu trennen und dafür nicht zu viel Zeit zu benötigen ist für Neueinsteiger oft etwas schwierig.

Hat man einen passenden Kandidaten gefunden, müssen die zu erledigenden Aufgaben dann auch genau spezifiziert und kommuniziert werden. Das erfolgt meist über eine kleine Anlernphase, in der auch die Bedienung aller erforderlichen Programme, Websites und sonstigen Dienste genau erklärt wird. Dieser Aspekt wird leider mangels Erfahrung mit Onlinearbeitern oft nicht genügend berücksichtigt.

Ist der Virtual Assistent qualifiziert, professionell und bekommt vom Auftraggeber die notwendige Einweisung, kann man ihn sehr flexibel einsetzen. Die Kommunikation erfolgt dann in der Regel über E-Mail, Videochats und vor allem Online-Kollaborationstools.

Wenn Sie für die Suche und Betreuung eines Virtual Assistent auf einen erfahrenen Partner wie outsourcing4work setzen, kommen Sie schneller ans Ziel. Wir sind auf Business Process Outsourcing aus Indien sowie auch auf die Vermittlung von IT Expertem mit besonderem Fachwissen spezialisiert. Dank unseres großen Partnernetzwerks und langjähriger Erfahrung ist es für uns ein Leichtes, innerhalb kürzester Zeit auch einen zu Ihren Bedürfnissen passenden Online-Profi zu finden.

Und auch bei der Zusammenarbeit mit dem Virtual Assistent stehen wir Ihnen zur Seite. Dafür setzen wir auf eigene SCRUM-Projektmanager, die Ihnen bei der Koordination ihres Online-Assistenten helfen.

Sie schließen dafür mit uns einen Serviceauftrag ab, der auch die Bezahlung des indischen Online-Arbeiters abdeckt. Als deutsches Unternehmen kümmern wir uns dann um eine optimale Umsetzung.