Data Entry

Data Entry nach Maß: Für Datenerfassung ist Outsourcing eine professionelle Lösung

Datenerfassung und Dokumentenmanagement – beides wird häufig auch als Data Entry zusammengefasst – sind Dienstleistungen, die für viele Unternehmen eine lästige Pflichtaufgabe sind. Egal, ob es darum geht, dass Kunden- oder Produktdaten erfasst werden sollen, Fragebögen, Visitenkarten, Coupons, Lieferscheine oder die Daten aus verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens zusammengetragen und abgeglichen werden müssen: Diese Daten in möglichst kurzer Zeit zu bündeln, zu administrieren und für verschiedene Medien wie Formulare, Belege, Audiotext und Emails parallel stets auf dem neuesten Stand zu halten, ist in der Regel eine wiederkehrende und monotone, aber nichtsdestotrotz absolut notwendige Arbeit.

Data Entry: Eine lästige Pflicht, die man gerne delegiert

Die Krux: Schnelle, effiziente und flexible Datenbearbeitung ist zwar wichtig für Unternehmen, bindet aber regelmäßig Mitarbeiterressourcen und versursacht deshalb Kosten, weil qualifiziertes Personal während dieser Routinetätigkeit von seiner eigentlichen Aufgabe abgezogen ist.

Und hinzu kommt noch: Langweilige Routinearbeiten sind fehleranfällig. Hier macht es deshalb Sinn, als Unternehmer Data Entry an professionelle Dienstleister auszulagern, um die eigenen Mitarbeiter in den Fachabteilungen nicht damit zu belasten und unnötige Risiken einzugehen. Im Gegenteil: Wer auslagert, minimiert sein eigenes Risiko, indem er Risiken an die Drittfirma weitergibt.

Clevere Unternehmer minimieren Ihre Kosten für Data Entry

Die Anforderungen an professionelle Dienstleister auf dem Gebiet von Data Entry sind vielfältig:

  • Schnelligkeit: Die Dateneingabe und –erfassung muss – obwohl es sich um große Mengen handelt – schnell vonstattengehen, damit das System ohne längere Übergangszeiten stets auf dem neuesten Stand ist.
  • Sicherheit: Datensicherheit ist für bei der Verarbeitung sensibler Kundendaten oberste Pflicht.
  • Qualität: Professionelle und zuverlässige Dienstleister mit geringer Fehlerquote beim Data Entry sind gefragt. Harte Service Level Agreements garantieren Leistung, Verfügbarkeit und Qualität.
  • Flexibilität: Effiziente Workflows beim Data Entry müssen individuell an wechselnde Anforderungen angepasst werden. Große Datenflows müssen in kürzester Zeit bearbeitet werden – zum Beispiel nach Katalogversand, nach Messen oder Couponaktionen – während es dann auch wieder Zeiten gibt, an denen kaum Daten zu bearbeiten sind und daher Überkapazitäten zur Entlastung des Budgets zu vermeiden sind.
  • Transparenz: Transparenz und Kontrolle müssen durch zertifizierte Prozesse, Online-Monitoring, Reports und Review-Meetings gesichert sein.
  • Preis: Auch effiziente Prozesse dürfen nicht teuer sein. Beim Outsourcing von Data Entry reduzieren Unternehmen nicht nur Ihre Kosten, Sie haben auch volle Transparenz über diese Kosten, da bisher versteckte Kostenanteile durch die Auslagerung sichtbar werden.

Sie wollen und können als Unternehmer auf Data Entry nicht verzichten und möchten dennoch Ihre eigenen Mitarbeiter nicht mit dieser zeitraubenden und langweiligen Routinearbeit belasten? Dann könnte Outsourcing an professionelle Business Process Outsourcing-Dienstleister ein gangbarer Weg sein.

Outsourcing an professionelle Dienstleister als Alternative

Viele dieser Dienstleistungsunternehmen haben ihren Sitz in Indien – dem mittlerweile größten Outsourcing-Markt der Welt. Ein großer Teil von diesen Business Process Outsourcing-Fimen ist spezialisiert auf Data Entry und beschäftigt hoch qualifiziertes Personal. Diese Externen können passgenau je nach Bedarf und Größe des Projekts eingesetzt werden – und arbeiten aufgrund des Lohngefälles zwischen Deutschland und Indien zu einem sehr günstigen Preis. Die Vorteile für Auftraggeber: Sie vermeiden Leerlauf, müssen Ihren eigenen Leuten keine Überstunden bezahlen, abgerechnet wird minutengenau. Dafür aber nehmen Sie effiziente Dienstleister in Anspruch, deren Fehlerquote äußerst gering ist. Data Entry kann in verschiedenen Qualitätslevels erfolgen: Auf Wunsch kann eine Datenbereinigung und Validierung der erfassten Daten stattfinden, die Daten werden im der gewünschten Format ausgegeben.

Kooperation mit indischen Firmen gewinnt immer mehr an Bedeutung

Wer Kontakt zu einem indischen Unternehmer zwecks Data Entry wünscht, kann sich an outsourcing4work wenden. Unsere in Weiterstadt ansässigen Projektleiter besprechen mit Ihnen jedes Detail des Data Entry-Projekts, sie kümmern sich anschließend um die Abwicklung mit den indischen Partnern.