In einer Welt der Digitalisierung hat sich auch das Verfahren für die Einstellung eines Mitarbeiters verändert – heute setzen bereits viele Unternehmen auf digitales Onboarding. Was bedeutet das für Ihre Firma und welche Schritte sollten Sie dabei beachten? In diesem Artikel behandeln wir das Thema des digitalen Einstellungsverfahrens und wie Sie einen neuen Mitarbeiter auch remote schnell und unkompliziert in Ihre Unternehmenskultur integrieren können.

Was bedeutet digitales Onboarding?

Digitales Onboarding bedeutet neue Prozesse und digitale Medien zur Optimierung des Unternehmensalltags zu verwenden. Neue Mitarbeiter sollen im Home Office oder komplett remote, effektiv und umfassend eingearbeitet werden und sich als ein Teil eines Teams fühlen.

Wie wichtig ein funktionierender Onboardingprozess ist, zeigt die Studie von Aberdeen “Strategic Onboarding: A New Look at New Hires” aus dem Jahr 2013. Ein guter Einarbeitungsprozess im Unternehmen steigert demnach die Wahrscheinlichkeit, einen Mitarbeiter auf lange Zeit zu beschäftigen, um 90–91 %.

Eine gute Integration eines Arbeitnehmers war schon immer wichtig. Was hat sich also im digitalen Onboarding verändert?

Onboarding Maßnahmen teilen sich in drei Teile auf:

Preboarding

Das Preboarding findet in der Einstellungsphase bis zum ersten Arbeitstag statt. In dieser Phase ist es besonders wichtig, den neuen Arbeitnehmer strukturiert zu begleiten. Durch das Preboarding soll der neue Mitarbeiter von Anfang an mit den Unternehmensstrukturen vertraut gemacht werden. Im Idealfall verfügt Ihr Unternehmen über einen festen Ansprechpartner, der einen Einarbeitungsplan entwirft und für offene Fragen da ist.

Die ersten Arbeitstage

Das richtige Onboarding neuer Mitarbeiter beginnt mit dem ersten Arbeitstag. Diese Phase der Orientierung erstreckt sich ungefähr bis zum dritten Monat. Der Mitarbeiter wird mit seinen Aufgaben vertraut gemacht. Er oder sie lernen die Kollegen kennen. Aufgaben und Abläufe bekommen Routine. Achten Sie darauf, dass Hard- und Software sowie weitere Arbeitsmaterialien ab dem ersten Arbeitstag zur Verfügung stehen.

Integration neuer Mitarbeiter in den Firmenalltag

Wenn die Einarbeitungsphase abgeschlossen ist, kann der neue Mitarbeiter voll in das Unternehmen integriert werden. Diese Phase findet üblicherweise vom dritten bis zum sechsten Monat statt. Der Arbeitnehmer sollte weiterhin aktiv in das Unternehmen integriert werden. Schrittweise können wichtige Arbeitsprozesse abgegeben werden. Zu diesem Zeitpunkt kann der Mitarbeiter bereits Initiative ergreifen oder eigene Ideen umsetzen.

Warum digitales Onboarding so wichtig ist?

Laut der Haufe Onboarding Studie 2020 sind mehr als 90 % der Unternehmen fest davon überzeugt, dass sowohl die fachliche als auch die soziale Integration eines Mitarbeiters durch digitales Onboarding deutlich verbessert wird. Dieselbe Studie bestätigt, dass 93 % der befragten Unternehmen Onboarding dazu nutzen konnten, Mitarbeiter schneller sozial zu integrieren.

Digitales Onboarding bietet die Basis für eine positive und lange Zusammenarbeit. Die erfolgreiche Einarbeitung bedeutet, neue Mitarbeiter schnell und effizient in das Unternehmen zu integrieren. Durch dieses Verfahren können Sie von Anfang an von den Fähigkeiten Ihres Arbeitnehmers profitieren. Des Weiteren verhindert ein gelungenes Onboarding die teure Fluktuation neuer Mitarbeiter.

Tipps für erfolgreiches Onboarding (remote)

Erfolgreiches Onboarding braucht auch remote die drei oben erwähnten Phasen. Anders als im Büro, fehlt jedoch der persönliche Kontakt. Deshalb ist es gut, digitale Lösungen zu nutzen.

Die besten Tipps für ein erfolgreiches remote Onboarding finden Sie hier:

1. Zeit und Geduld

Digitales Onboarding braucht mehr Zeit und Geduld als die Einarbeitung im Büro. Begleiten Sie einen neuen Mitarbeiter am besten zwölf Monate. Sie müssen beachten – im digitalen Onboarding fällt das Neben-einem-Kollegen-sitzen weg. Es gibt keine gemeinsame Kaffeepause. Soziale und fachliche Integration braucht demnach mehr Zeit.

2. Kommunikationstools

ClickUp, Trello, Slack, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Skype – die Kommunikationstools sind vielfältig. Suchen Sie sich die beste Option für Ihre Firmenstruktur aus. Vereinbaren Sie regelmäßige Videokonferenzen mit dem neuen Mitarbeiter. Bieten Sie Chatrooms für Fragen an. Die Mitarbeiter sollten auch digital in regem Kontakt stehen. Auf diese Weise können fachliche Themen schnell erklärt werden. Für die soziale Integration sind Videokonferenzen außerdem unabdinglich.

3. Automatisieren Sie den Prozess

Ein Vorteil von digitalem Onboarding ist die Möglichkeit der Automatisierung. Bestimmte Tools und Softwares müssen von allen Mitarbeitern oder großen Teams genutzt werden. Sie können Videos und Gebrauchsanweisungen erstellen, die Sie mit den relevanten Teammitgliedern teilen können. Dabei helfen Ihnen auch verschiedene Tools und Softwares.

Erstellen Sie eine Datenbank mit hilfreichen Mitteln und Erklärungen, auf die Ihre Mitarbeiter jeder Zeit zugreifen können. Das ermöglicht, viele Fragen automatisch zu beantworten, ohne jedes Mal einen Vorgesetzten fragen zu müssen.

4. Der digitale Mentor

Genau wie im analogen Onboarding, braucht Ihr Mitarbeiter einen Mentor, der ihn oder sie begleitet. Eine feste Ansprechperson ist das A und O in der digitalen Einarbeitung. Sollte Ihr Unternehmen mit Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, ist es sinnvoll mehrere Mentoren zu haben. Das ermöglicht dem neuen Arbeitnehmer zu jeder Zeit, eine Ansprechperson erreichen zu können.

5. Regelmäßiges Feedback

Ein fundamentaler Punkt bei der digitalen Zusammenarbeit ist das regelmäßige Feedback. Wie das funktionieren kann, erfahren Sie in unserem Blog Beitrag zu virtuellem Feedback. Gehen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Unternehmen offen und fair miteinander umgehen. Feedback hilft sowohl dem Mitarbeiter, als auch der Firma weiterzuwachsen und Prozesse zu optimieren.

Ihr erfahrener remote Partner: outsourcing4work

outsourcing4work arbeitet bereits seit vielen Jahren komplett remote. Ob digitales Onboarding, maßgeschneiderte BPO-Lösungen oder IT-Outsourcing, wir stehen unseren Kunden als zuverlässiger Partner und Berater in Sachen Remote Arbeit jederzeit und zu jeder Fragestellung zur Seite.

Überzeugen Sie sich selbst und vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch!