Datenschutz im Home Office – Sicher von Zuhause arbeiten 

Mobiles Arbeiten - Datenschutz im Home Office

Der Datenschutz im Home Office ist mittlerweile zu einem sehr relevanten Thema geworden, denn mobiles Arbeiten und die generelle Digitalisierung nehmen in Deutschland stetig zu. Der Umgang mit personenbezogenen Daten und deren Schutz sind daher wichtiger als je zuvor. Wie das Home Office datenschutzkonform in Ihre Unternehmenskultur integriert werden kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Datenschutzrechtliche Grundlagen im Home Office

Welche datenschutzrechtlichen Grundlagen sind bei der Arbeit im Home Office überhaupt relevant? Grundsätzlich müssen immer alle Daten in Betracht gezogen werden, mit denen der jeweilige Mitarbeiter an seinem Heimarbeitsplatz in Berührung kommt. Personenbezogene Daten beschreiben nach Artikel 4 Nr. 1 der EU Datenschutz Grundverordnung (EU-DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine natürliche Person beziehen, die mittels Zuordnung verschiedener Daten identifiziert werden kann.

Neben diesen persönlichen Daten nehmen auch die Sozialdaten aus dem Sozialgesetzbuch eine wichtige Rolle ein. Diese sind vor allem in § 67 Abs. 1 SGB definiert. Grundsätzlich kann durch die Verarbeitung dieser Informationen ein Risiko für die Persönlichkeitsrechte Ihrer Mitarbeiter entstehen, weshalb die Datenschutzrichtlinien für Unternehmen unbedingt beachtet werden müssen.

DSGVO Richtlinien für den Datenschutz im Home Office

Seit Mai 2018 gilt für die Europäische Union die vom Europäischen Parlament beschlossene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Darin geht es vor allem darum, personenbezogene Daten zu schützen. Vorgesehen ist, dass die Arbeit von zu Hause ausschließlich mit der vom Arbeitgeber bereitgestellten Hard- und Software erfolgen sollte. Diese Regelung betrifft nicht nur Laptop und PC, sondern auch Speichermedien wie einen Server oder sonstige Hardware, die der Arbeitgeber zur Verfügung stellt.

Für Ihre Mitarbeiter im Home Office können Sie beispielsweise eine VPN Verbindung nutzen, mit der die Arbeitnehmer auf die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens zugreifen können. Ist die Einrichtung eines solchen Zugangs nicht möglich, können die Daten alternativ lokal abgespeichert werden. In diesem Fall müssen personenbezogene Daten des Arbeitnehmers vorab verschlüsselt werden. Die lokal gespeicherten Daten sollten außerdem schnellstmöglich auf die Systeme Ihres Unternehmens übertragen werden.

Datenschutz Risiken auf einen Blick

Wenn Ihre Mitarbeiter im Home Office arbeiten, kann es vermehrt zu Datenschutz Risiken kommen. Hier einige Beispiele für solche Risiken, die Sie unbedingt vermeiden sollten:

  • Spionage und unbefugtes Eindringen in IT-Systeme  
  • Offenlegung empfindlicher Firmendaten  
  • Fehlerhafte Manipulation von Hard- oder Software  
  • Unberechtigte Nutzung Dritter von Geräten und Systemen
  • Unkontrollierter Datenverlust
  • Unbefugter Zugriff auf Personaldaten, Kundendaten oder Geschäftsgeheimnisse

Umsetzung von Datenschutz im Home Office

 Wie können Sie den Datenschutz im Home Office Ihrer Mitarbeiter gewährleisten? Dafür sollten Sie verschiedene Faktoren beachten:

  • Schutz und Sicherheit von Rechner und Hardware
    Schützen Sie Desktop-PCs, Laptops und andere Hardware durch Passwörter. Der Rechner sollte nur von autorisierten Personen genutzt werden. Stellen Sie zum Schutz personenbezogener Daten sicher, dass die Informationen ausschließlich von festgelegten Benutzern gelesen und geändert werden können.
  • Unterlagen vertraulich behandeln
    Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, welche Unterlagen besonders vertraulich behandelt werden müssen. Dokumente mit personenbezogenen Daten oder Unternehmensgeheimnissen sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, sodass Familienangehörige oder Gäste keinen Zutritt dazu haben. Hier sind beispielsweise ein abschließbares Arbeitszimmer oder ein verschließbarer Aktenschrank von Vorteil. Die genutzten Datenträger, wie USB Sticks, sollten ebenfalls verschlossen und immer verschlüsselt werden.
  • Vertrauliche Dokumente nicht ins Altpapier
    Wenn Ihre Mitarbeiter vertrauliche Dokumente nicht mehr benötigen, sollten sie diese nicht mit dem privaten Altpapier vermischen. Firmeninterne Papiere können Notizen oder Dokumente mit sensiblen personenbezogenen Daten beinhalten. Daher sollten alle Arbeitsdokumente in Papierform stets vor der Entsorgung geschreddert werden.
  • Ein sicherer Internet-Zugang
    Gehen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch am heimischen Arbeitsplatz über einen verschlüsselten WLAN-Zugang verfügen. Zusätzlich sollten die Arbeitnehmer eine gesicherte Verbindung zu den Unternehmensservern nutzen können.
  • Datensicherung
    Schützen Sie sich vor dem Verlust Ihrer Daten. Sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Sie selbst sollten die Daten immer auf dem jeweiligen Unternehmensserver abspeichern. Im Fall von Diebstahl oder einem Systemschaden stellen Sie so sicher, dass die firmeninternen Daten abgesichert sind und nicht verloren gehen.
  • Verschlüsselung der Daten
    Überprüfen Sie, ob die Systeme Ihres Unternehmens über eine automatische Verschlüsselung verfügen. Hierfür ist ein Verschlüsselungsprodukt von Vorteil, welches einen Datenverlust bei Stromausfällen oder Abbrüchen der Verschlüsselung systemseitig verhindern kann. Außerdem sollten Sie sicher gehen, dass der Verschlüsselungsalgorithmus den Anforderungen Ihres Unternehmens genügt und mit dem eingesetzten Rechner kompatibel ist.

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