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Daten erfassen und was Sie darüber wissen sollten

Das Daten erfassen nimmt eine immer wichtigere Rolle im Alltag eines Unternehmens ein. Daten helfen dabei, Trends vorherzusagen, den Markt kennenzulernen, Verbraucher zu verstehen oder wichtige Entscheidungen zu treffen. Dabei spielt vor allem die Qualität der erfassten Daten ein wichtige Rolle. Was der Begriff Datenerfassung genau bedeutet, welche Herausforderungen es im Daten erfassen gibt und was Sie als Best Practices beachten sollten, erfahren Sie im folgenden Artikel.

 

Was bedeutet Datenerfassung?

Datenerfassung bedeutet, dass bestimmte Daten aufgenommen oder gemessen werden und als Datensätze, üblicherweise auf einem mobilen Gerät oder Computer, gespeichert werden. Es können auch analoge Daten erhoben, festgehalten und gemessen werden. Konkret handelt es sich dabei um unterschiedliche Bereiche. So gibt es zum Beispiel das Copy und Paste-Verfahren, die Datenbereinigung, die Datenextraktion, Dokumenterfassung, Bilder-Daten-Ansammlungen, Excel Daten, off- und online Datenerfassung, Produkt Daten, die Rechnungserfassung oder die XML-Datenerfassung.

Unterschiedliche Bereiche der Datenerfassung

Fragen Sie sich, was die unterschiedlichen Bereiche im Daten erfassen bedeuten? Hier finden Sie eine Übersicht:

  • Das Copy und Paste-Verfahren

Die Copy Paste Datenerfassung eignet sich für Adressdaten, Telefonnummern oder ähnliches. Sie können die relevanten Daten von einem Format in ein anderes übertragen lassen, um diese sicher speichern zu können. So werden zum Beispiel die Daten aus einem MS-Word-Dokument in eine Excel-Tabelle kopiert.

  • Die Datenbereinigung

Zur Datenbereinigung gehören viele unterschiedliche Aufgaben. Lassen Sie die Daten zum Beispiel klassifizieren, modifizieren oder organisieren. Ziel ist es, die Datenbestände überschaubar zu machen. Dafür kann auch das Löschen von doppelt vorhandener Datensätze nützlich sein. Manche Daten müssen aktualisiert, ungültige Daten müssen identifiziert und bestimmte Informationen sollten standardisiert werden.

  • Die Datenextraktion

Die Datenextraktion kann aus dem Internet, aus Datenbanken sowieso Word oder PDF-Dateien erfolgen. Metadaten zu ausgewählten Produkten oder Märkten können herausgefunden und Informationen zu Trends und Entwicklungen festgehalten werden.

  • Dokumenterfassung

Lassen Sie Dokumente, die noch nicht digital erfasst sind, übertragen. Oft handelt es sich dabei um Akten, Antwortkarten oder ganze Bibliotheken.

  • Bilder-Daten-Ansammlungen

Die Erfassung von Bilddaten erfordert einiges Know-how, da die Bilder extrahiert, sortiert, gespeichert, indexiert und katalogisiert werden müssen.

  • Excel Daten

Die meisten Unternehmen verfügen über Excel Daten, die stetig administriert und aktualisiert werden.

  • Off- und online Datenerfassung

Die Offline Datenerfassung befasst sich mit der Erfassung und Speicherung sämtlicher nicht online verfügbarer Daten in digitale Speichersysteme. Somit ähnelt diese Aufgabe der Dokumenterfassung. Das online Daten erfassen hingegen befasst sich mit online verfügbaren Daten, wie Bildarchiven, digitalen Verzeichnissen oder Studienergebnissen.

  • Produkt Daten

Ihr Unternehmen verfügt über verschiedene Produkte? Auch die Daten dieser Produkte müssen einheitlich festgehalten und verarbeitet werden.

  • Die Rechnungserfassung

Die korrekte Erfassung von Rechnungen ist entscheidend für ihre Weiterverarbeitung in Form von Prüfung der Belegdaten und einer revisionssicheren Übergabe an die Finanzabteilung eines Unternehmens.

  • XML-Datenerfassung

Bei der XML-Datenerfassung werden Dateien in einem XML-kompatiblen Format erfasst. XML-Daten benötigen Sie für einen plattformunabhängigen Austausch von Daten zwischen Computern. Diese Computersprache dient der Darstellung von Daten in Textform.

Herausforderungen beim Daten erfassen

Der Arbeitsprozess der Datenerfassung bringt einige Herausforderungen mit sich. Es ist sehr zeitaufwendig, kann viel kosten oder Mitarbeiter durch die hohe Komplexität überfordern. Unzuverlässige Erfasser können im schlimmsten Fall Datensätze verlieren oder beschädigen.

Viele von diesen Faktoren können jedoch mit ein paar Best Practices vermieden werden.

Best Practices in der Datenerfassung

  • Richtige Planung

Planen Sie den Datenerfassungsprozess, damit keine Missverständnisse entstehen. Geben Sie dem zuständigen Mitarbeiter klare Anweisungen.

  • Klare Arbeitsanweisung

Gerade bei komplexen Daten ist eine klare und verständliche Arbeitsweise wichtig. Versichern Sie sich, dass der Mitarbeiter die Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit verstanden hat und umsetzen kann.

  • Kontrollieren Sie erste Ergebnisse

Um die Qualität der Datenerfassung im Auge zu behalten, sollten Sie sich erste Arbeitsergebnisse schon nach wenigen Stunden zeigen lassen. So können Sie vermeiden, dass der Mitarbeiter über längere Zeit fehlerhaft arbeitet.

  • Datensicherheit

Erstellen Sie ein Protokoll über den Umgang mit sensiblen Daten. Klären Sie Ihre Mitarbeiter über die Wichtigkeit der Daten und deren Sicherheit auf.

  • Sparen Sie Zeit und Kosten

Zeit und Kosten können Sie sparen, indem Sie beim Daten erfassen auf einen erfahrenen Outsourcing Partner setzen.

 

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