Outsourcing und Datenschutz

IT Outsourcing: Fünf Datenschutz-Tipps für virtuelle Teams

IT Outsourcing kommt immer mehr in Mode, gerade in Deutschland mit seinen relativ hohen Lohnkosten. Durch die Umsetzung kompletter IT Projekte in Indien und anderen Ländern mit niedrigem Lohnniveau lassen sich die üblicherweise hohen Entwicklungskosten deutlich senken.

Doch auch die Verstärkung bestehender lokaler Teams durch einzelne Experten wird gerne genutzt. Gerade Unternehmen mit auf mehrere Standorte verteilte Entwicklungsabteilungen tun sich bei der Integration virtueller Team-Mitglieder durch Online-Kollaborationstools leicht. Sie sind die Zusammenarbeit auf Distanz gewohnt und dank Breitbandverbindungen und professioneller Video-Konferenztechnik lassen sich wichtige Team-Meetings auch mit Kollegen auf anderen Kontinenten problemlos durchführen. Die überall auf der Welt verbreitete SCRUM / Agile-Methodik sorgt darüber hinaus für eine klare Aufgabenverteilung und Kommunikation.

Oft vernachlässigt: Datensicherheit

Bei virtuell gemanagten Projekten wird aber leider allzu oft der Faktor Datensicherheit ignoriert. Wenn Sie auf IT Outsourcing mit Offshore-Anbietern setzen, sollten Sie die folgenden Punkte unbedingt berücksichtigen.

Der wichtigste Schritt, die Unterzeichnung eines Non-Disclosure-Agreements (NDA), steht schon beim Vertragsabschluss an. Lassen Sie sich die Geheimhaltung aller mit dem Outsourcingpartner geteilten sensiblen Daten vertraglich zusichern. Neben der rechtlichen Komponente stellt dies unmissverständlich klar, dass Ihnen der vertrauliche Umgang mit Ihren Daten wichtig ist.

Gerade bei komplexen Projekten werden Sie dem externen Projektpartner Zugang auf Ihre eigenen Server oder auf Team-Konten in der Cloud gewähren. Achten Sie auf ein entsprechendes Rechte-Management, mit dem Sie genau festlegen, welche Daten mit wem geteilt werden. Die Einrichtung gesonderter Benutzerkonten, die nach Ende der Zusammenarbeit wieder gelöscht werden können ist dafür essentiell. Teilen Sie aus diesem Grund nie gemeinsam von mehreren Mitarbeitern genutzte Zugangsdaten.

Ihre Mitarbeiter werden darüber hinaus manuell Daten mit dem externen Partner oder Mitarbeiter austauschen. Stellen Sie vor und während der Zusammenarbeit durch Richtlinien klar, was geteilt werden kann, auf welche Art und mit welchem Medium.

Nutzen Sie für alle geteilten Daten, egal mit welchem Medium oder Dienst, verschlüsselte Verbindungen, verschlüsselte Dateien und passwortgeschützte Konten bzw. Ordner. Die in Microsoft Office oder in ZIP-Komprimierer eingebaute Verschlüsselungsfunktion ist beispielsweise eine einfache Möglichkeit, für höheren Datenschutz zu sorgen – selbst wenn andere Aspekte vernachlässigt werden. Falls Computer oder Dateien in fremde Hände geraden, sind sie durch diese Methode vor unerwünschtem Zugriff sicher.

Sie sollten darüber hinaus genau auswählen bzw. vorgeben, welche externen Dienste für den Datentausch genutzt werden können. Nicht alle populären Online-Dienste sind gleichermaßen vertrauenswürdig, wie die zunehmende Zahl von gehackten und anschließend geleakten Nutzerkonten eindrucksvoll belegt. Die mit diesen verwendeten Diensten verwendeten Passwörter sollten darüber hinaus modernen Sicherheitsstandards genügen.

Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser

Wenn Sie alle diese Punkte berücksichtigen, haben Sie schon viel erreicht. Als Führungskraft oder Teamleader sollten Sie sich aber nicht automatisch darauf verlassen, dass Ihre Mitarbeiter oder Outsourcing-Partner sich auch daran halten.

Je besser Sie die Bedeutung von Datenschutz intern kommunizieren und entscheidende Aktivitäten selbst in die Hand nehmen, desto höher wird später das erreichte Datenschutzniveau sein. Eine unklare Rundmail ist etwa schlechter geeignet als ein Team-Meeting, bei dem Sie alle wichtigen Punkte einzeln durchsprechen und Ihre jeweilige Bedeutung klarmachen. Und die Verwaltung von Konten und Zugriffsrechten können Sie eventuell selbst in die Hand nehmen oder an einen Sicherheitsbeauftragten oder Administrator übertragen.

Bezüglich der Outsourcing-Partner können Sie dies natürlich schlecht tun, dementsprechend spielt die Auswahl wirklich professioneller und seriöser Anbieter eine wichtige Rolle.

outsourcing4work kann Ihnen genau hier weiterhelfen. Wir sind auf die Vermittlung von zuverlässigen und top-ausgebildeten Outsourcing-Fachkräften spezialisiert und übernehmen darüber hinaus als direkter Vertragspartner die Verantwortung für eine einwandfreie Umsetzung. Mit eigenen SCRUM / Agile Projektmanagern behalten wir alle Aktivitäten genau im Blick und sorgen dafür, dass ein Projekt genauso umgesetzt wird, wie Sie sich das vorstellen.